「来年度の班長、お願いできますか」
そう言われて引き受けたものの、何から始めればいいのかわからない。前の方から紙の束を渡されたけれど、どれが大事なのか見当がつかない。そんな経験はありませんか。

自治会や町内会の役員は、1年か2年で交代するところが多く、毎年のように「引き継ぎ」がやってきます。お勤めをしながら、子育てや介護をしながら役を受ける方も少なくありません。だからこそ、引き継ぎは「短く、わかりやすく」がいちばんです。

この記事では、班長や役員の引き継ぎで渡したいものをチェックリストにまとめました。あわせて、時期の目安と、次の方が困らない記録の残し方も紹介します。

引き継ぎでよくある困りごと

自治会の引き継ぎでは、こんな声をよく聞きます。

• 書類はもらったけれど、いつ何をすればいいのかがわからない
• 「去年はどうしていたっけ？」と、前の役員さんに何度も電話してしまう
• 名簿や連絡先が古いままで、誰に声をかければいいのかわからない
• 通帳や鍵、備品がどこにあるのか、はっきりしない

JICCI（ジッチ）を作った北居も、6年ほど前に自治会の班長を引き受けたとき、手書きの引き継ぎノートを「これ読んでおいてください」という短い一言とともに受け取りました。中身は主に、その年の行事予定と会費の集め方でした。引き継ぎでは、渡す側は「重いものを渡してすみません」と感じ、受け取る側は何が大事なのかを読み解くのにひと苦労する――そんなことがよくあります。この経験が、アプリづくりのきっかけになりました。

引き継ぎで渡すものチェックリスト

まずは、これがそろっていれば次の方が困りにくい、というものを分けて並べます。自治会ごとに中身は違いますので、使えるところだけ取り入れてください。

書類・決まりごと

• □ 自治会の規約（会則）
• □ 役員・班長の仕事のメモ（あれば「マニュアル」）
• □ 過去1〜2年分の総会資料と議事録
• □ 市役所などに出した申請書の控えと、出した時期のメモ
• □ 回覧文書や案内文のひな形

お金のこと

• □ 帳簿（出納帳）と領収書
• □ 通帳と印鑑（別々に保管し、渡すときは立ち会いで）
• □ 決算書の繰越金と、通帳残高・手元の現金が合っているかの確認
• □ 会費や募金を集める時期と、納める先

物のこと

• □ 備品の一覧（テント、清掃道具、防災用品など）
• □ 集会所や倉庫の鍵、置き場所のメモ

予定のこと

• □ 1年間の行事予定（いつ・何を・誰が）
• □ 行事ごとの準備物と、頼んでいるお店や連絡先

人のつながり

• □ 班や会員の名簿（最新のもの）
• □ 困ったときの相談先（前の役員さん、会長、市の担当窓口など）
• □ 年度の途中で終わっていない話と、その期限

全部を一度に完璧にそろえる必要はありません。とくに大事なのは「予定」と「お金」と「終わっていない話」の3つです。ここがはっきりしていれば、ほかは後から聞いても間に合います。

役職ごとの引き継ぎのポイント

会長・副会長

会長は、地域のいろいろな会議や行事に出る機会が多い役です。1年分の会議の予定と、関わりのある団体や窓口の一覧を渡しましょう。「この会議には毎年こういう資料を持っていく」といった一言メモがあると、とても助かります。

会計

会計は、通帳・印鑑・帳簿をまとめて渡すのが基本です。渡す日に、繰越金と残高が合っているかを二人で確かめておくと安心です。必要に応じて、口座の名義変更も忘れずに。

班長

班長の主な仕事は、回覧板を回して回収すること、会費や募金を集めること、班の声を役員会に伝えることなどです。回覧板の順番、会費を集める時期、転入・転出があったときの連絡の流れを、紙1枚にまとめておくだけでも次の方はずいぶん楽になります。

いつ、何をすればいい？引き継ぎのスケジュール

4月の総会で役員が交代する自治会なら、次のような流れが目安です。

時期	やること
1〜2月	次の役員さんが決まる。資料を集めて整理を始める
3月	顔を合わせて引き継ぐ（1〜2時間ほど）。お金と鍵はこのときに
4月	総会のあと新しい体制でスタート。わからないことは前の方に気軽に確認

引き継ぎの日に全部を説明しようとすると、聞く側も覚えきれません。「ここを見ればわかる」という場所を決めておき、あとは必要なときに見てもらう形がおすすめです。

次の人が困らない「記録」の残し方

引き継ぎを楽にするいちばんの近道は、ふだんから記録を残しておくことです。

1. 予定は「やったこと」まで残す
   「5月に清掃活動」だけでなく、「4月中旬に回覧で案内、ゴミ袋は○枚用意」まで書いておくと、翌年の同じ時期にそのまま役立ちます。
2. 書類の置き場所をひとつに決める
   あちこちの家や袋に分かれていると、それだけで探す手間が増えます。
3. 紙とデータを両方残す
   紙は見やすく、データは直しやすいもの。両方あると、内容が変わったときにも書き直しの手間が減ります。

スマホのアプリで引き継ぎを軽くする

ここからは、記録や連絡をスマホにまとめる方法をご紹介します。私たちが作っている自治会アプリ「JICCI（ジッチ）」を例にお話しします。

JICCIは、2026年6月21日に公開した自治会・町内会向けのアプリです。基本無料で使えます。

年間の予定をカレンダーで残せます
地域の行事や清掃日をカレンダーで見られます。回覧板を出すときに「イベントにも表示」にすると、カレンダーにも予定が載ります。去年の同じ月を見返せば、「この時期は何をしていたか」がすぐにわかります。

書類を「ファイル置き場」にまとめられます
規約、議事録、ゴミ出しのルール、防災マニュアルなどを、PDFや画像でフォルダ分けして置いておけます。メンバーはスマホからいつでも見られるので、「あの資料はどこ？」と家を探し回ることが減ります。

回覧板の履歴がそのまま記録になります
アプリで出した回覧板は、あとからさかのぼって見られます。既読（読んだかどうか）が記録され、管理者は回答・既読の状況を一覧で確認できます。行事の「参加・不参加」もスマホで集められます。

役員の交代も、アプリの中で
メンバーの役割は管理者が変えられるので、役員が替わったら新しい方に管理者の役割を渡せます。回覧板や掲示板、ファイルは自治会に残るので、役割を受け取った新しい役員は、これまでの記録をそのまま見られます。人が替わっても、記録ごと引き継げます。

スマホが苦手な方がいる場合は、最初は紙の回覧板と一緒に使い、慣れた方から少しずつ移っていくのがおすすめです。

JICCIは、リリースから3か月で約190の自治会・団体に導入いただいたことが、中日新聞びわこ版（2026年10月17日、「自治会業務改善 無料アプリ」）で紹介されました。

おわりに

引き継ぎは、前の方から次の方への「バトン」です。完璧な資料よりも、「ここを見ればわかる」「困ったらこの人に聞けばいい」がはっきりしていることのほうが、ずっと心強いものです。

JICCIは「生きていたいと思える社会」を目指して、地域のつながりを支えるアプリを作っています。次の役員さんへの引き継ぎを、今年はスマホで少し楽にしてみませんか。

• 機能のくわしい説明は「JICCI機能一覧」
• 使い方は「マニュアル」
• 開発のきっかけは「開発者の想い」

基本無料の自治会アプリ「JICCI」を、まずは役員さんだけで試してみてください。

アプリのダウンロード：App Store（iPhone）／Google Play（Android）